1 Inleiding

Als accountants‑ en boekhoudkantoor verwerken wij veel (persoons)gegevens. Een deel van deze gegevens zijn persoonsgegevens over onze cliënten, hun familieleden, hun personeel en andere betrokkenen. Bij de verwerking houden wij ons aan de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR, Verordening 2016/679). Voor bepaalde verwerkingen zijn wij ook gebonden aan sectorale wetgeving, bijvoorbeeld de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Deze anti‑witwaswet verplicht accountants onder meer om de identiteit van cliënten en hun uiteindelijke begunstigden te verifiëren (art. 26) en stelt dat zonder deze identificatie geen zakenrelatie mag worden aangegaan (art. 33).

U, als cliënt of bezoeker van onze website, bent verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die u aan ons verstrekt. Als u persoonsgegevens van anderen (bijvoorbeeld werknemers of leveranciers) aanlevert, bevestigt u dat u deze rechtmatig hebt verkregen en dat u de AVG naleeft.

2 Verwerkingsverantwoordelijke

• Naam en rechtsvorm: VM Fisk

• Adres maatschappelijke zetel: Poortakkerstraat 91, 9051 Gent

• Ondernemingsnummer: BE 0478.953.534

• ITAA‑erkenningsnummer: 50.814.054

• Contactpersoon / bestuurder: Paul Detrémerie

• E‑mail voor privacyvragen: kantoor@vmfisk.be

• Telefoonnummer: +32 9 283 01 50

Voor vragen over deze privacyverklaring of over uw persoonsgegevens kunt u ons per post of per e‑mail contacteren. Als u een Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) heeft aangesteld, vermeld hier dan zijn/haar naam en contactgegevens.

3 Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doeleinden en op basis van een geldige rechtsgrond. Per doel verwerken wij enkel de gegevens die noodzakelijk zijn. De belangrijkste verwerkingsdoeleinden zijn:

3.1 Toepassing van de anti‑witwaswet

De Wet van 18 september 2017 verplicht accountants om cliënten, hun lasthebbers en uiteindelijke begunstigden te identificeren. Wij vragen daarom de namen, voornamen, geboortedata, geboorteplaatsen en (voor zover mogelijk) adressen van deze personen. Zonder deze gegevens kunnen wij geen zakenrelatie aangaan (art. 33 van de wet). Deze verwerking is een wettelijke verplichting.

3.2 Voldoen aan wettelijke verplichtingen

Wij moeten persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan Belgische en internationale verplichtingen, waaronder fiscale en sociale wetgeving (bijv. BTW‑listings, fiscale fiches). Ook andere wettelijke of gerechtelijke verplichtingen kunnen ons verplichten gegevens door te geven aan bevoegde autoriteiten. De rechtsgrond voor deze verwerkingen is eveneens onze wettelijke verplichting.

3.3 Uitvoering van onze dienstenovereenkomst

Voor de uitvoering van boekhoudkundige en fiscale diensten verwerken wij gegevens van cliënten, hun werknemers en bestuurders, en gegevens van derden zoals leveranciers of klanten die bij de activiteit betrokken zijn. Zonder deze gegevens kunnen wij onze opdracht niet correct uitvoeren. De rechtsgrond hiervoor is de uitvoering van een overeenkomst.

3.4 Marketing en communicatie

Wij sturen nieuwsbrieven of andere commerciële informatie naar bestaande en potentiële klanten. U kunt zich altijd uitschrijven voor dergelijke communicatie. De rechtsgrond is toestemming of, voor bestaande klanten, ons gerechtvaardigd belang om u op de hoogte te houden van relevante diensten.

4 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de hierboven vermelde doeleinden kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Identificatie‑ en contactgegevens: naam, voornaam, burgerlijke staat, adres, e‑mail, telefoonnummer, werkgever, functie, ondernemingsnummer en nationaal nummer (rijksregisternummer).

• Identiteitsdocumenten: kopie van uw identiteitskaart of paspoort (om te voldoen aan de anti‑witwaswet). Volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit mogen kopieën van identiteitskaarten alleen worden genomen indien een specifieke wet (zoals de anti‑witwaswet) dat verplicht en moet duidelijk worden uitgelegd waarom dit nodig is.

• Bank‑ en facturatiegegevens: IBAN/BIC‑nummers, facturen, betalingsinformatie.

• Communicatiegegevens: e‑mails, brieven en andere correspondentie.

• Gegevens voor de personenbelasting: in het kader van de aangifte via Tax‑on‑Web kunnen wij ook gegevens verwerken zoals kinderen ten laste, lidmaatschap van een vakbond of politieke organisatie en bepaalde medische gegevens (bijvoorbeeld voor aftrekposten). Deze gegevens vallen onder de bijzondere categorieën persoonsgegevens en worden alleen verwerkt wanneer dit noodzakelijk is om aan fiscale verplichtingen te voldoen en steunen op een wettelijke verplichting (artikel 9 AVG).

• Andere gegevens die noodzakelijk zijn voor onze opdracht, inclusief gegevens van werknemers, bestuurders of zakelijke relaties die door de cliënt worden verstrekt.

• Gegevens uit openbare bronnen: Kruispuntbank van Ondernemingen, Belgisch Staatsblad, bijlagen, en de Balanscentrale bij de Nationale Bank van België.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die u zelf of uw organisatie aanlevert, of die uit openbare bronnen of wettelijk toegelaten derden afkomstig zijn. Wanneer u gegevens van andere personen (bijv. werknemers of klanten) aanlevert, bent u verantwoordelijk om die personen te informeren en indien nodig hun toestemming te verkrijgen.

5 Ontvangers van persoonsgegevens

5.1 Derden‑dienstverleners

Wij kunnen gegevens doorgeven aan externe dienstverleners (verwerkers) zoals:

• Leveranciers van e‑boekhoudsoftware en online portalen;

• Externe professionals zoals bedrijfsrevisoren, notarissen of juristen die ons bijstaan;

• IT‑dienstverleners die onze infrastructuur beheren.

Deze partijen verwerken de gegevens enkel in onze opdracht en overeenkomstig onze instructies. Wij sluiten met hen verwerkersovereenkomsten om de vertrouwelijkheid te waarborgen.

5.2 Overheden en toezichthouders

Wij kunnen persoonsgegevens meedelen aan bevoegde autoriteiten wanneer de wet ons daartoe verplicht of wanneer wij in goed vertrouwen oordelen dat dit nodig is om onze rechten of die van cliënten te beschermen. Voor anti‑witwasverplichtingen kunnen wij gegevens overmaken aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI) of andere toezichthouders. Deze mededeling blijft beperkt tot wat wettelijk vereist is.

5.3 Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij geven persoonsgegevens alleen door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) wanneer dit land een passend beschermingsniveau waarborgt of wanneer wij passende waarborgen hebben getroffen (bv. standaardcontractbepalingen). In de meeste gevallen slaan wij gegevens op in België of elders binnen de EER.

6 Beveiligingsmaatregelen

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging. Dit omvat onder meer:

• toegang tot dossiers en systemen beperken tot bevoegde medewerkers;

• gebruik van beveiligde verbindingen en wachtwoorden;

• interne procedures voor gegevensbeveiliging en incidentbeheer;

• vertrouwelijkheidsplicht voor alle werknemers en externe medewerkers.

Ondanks deze maatregelen kan niemand absolute veiligheid garanderen. Daarom vragen wij u om verdachte activiteiten te melden zodat wij gepaste maatregelen kunnen treffen.

7 Bewaartermijnen

• Anti‑witwasgegevens: De identificatiegegevens en bewijsstukken die wij op basis van de anti‑witwaswet moeten verzamelen (zoals kopieën van identiteitsdocumenten) bewaren wij tot uiterlijk 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie of na de datum van een occasionele transactie.

• Andere gegevens: Persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van fiscale of boekhoudkundige verplichtingen worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijnen die gelden voor boekhoud‑ en fiscale documenten. Dit is doorgaans 7 jaar of langer als er een specifieke wet dit vereist of zolang er een lopend geschil bestaat.

• Marketinggegevens: Gegevens gebruikt voor nieuwsbrieven bewaren wij tot u zich uitschrijft.

• Na afloop van de bewaartermijnen worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, behalve wanneer een andere wet ons verplicht om ze langer te bewaren.

8 Uw rechten

Volgens de AVG beschikt u – afhankelijk van de verwerking – over de volgende rechten:

1. Recht op informatie – u mag vragen welke persoonsgegevens wij verwerken en waarom.

2. Recht op inzage – u kunt kosteloos een kopie vragen van uw persoonsgegevens.

3. Recht op rectificatie – u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.

4. Recht op beperking van de verwerking – u kunt vragen om bepaalde gegevens tijdelijk niet te gebruiken.

5. Recht op verzet – u kunt zich verzetten tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing of wegens uw specifieke situatie.

6. Recht op wissen van gegevens (recht op vergetelheid) – onder bepaalde voorwaarden kunt u vragen om uw gegevens te verwijderen.

7. Recht op gegevensoverdraagbaarheid – u kunt vragen om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen zodat u ze kunt overdragen.

8. Recht om uw toestemming in te trekken – wanneer de verwerking op uw toestemming is gebaseerd (bijv. voor nieuwsbrieven), kunt u die toestemming op elk moment intrekken.

Uitzondering voor anti‑witwasverwerking

Voor gegevens die wij verplicht verzamelen in het kader van de anti‑witwaswet gelden beperkingen. Artikel 65 van de wet bepaalt dat betrokkenen geen recht hebben op inzage, rectificatie, wissing, overdraagbaarheid of bezwaar met betrekking tot deze gegevens. Deze rechten worden indirect uitgeoefend via de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Uitoefening van uw rechten

Om uw rechten uit te oefenen, stuur een schriftelijk verzoek met een bewijs van uw identiteit naar het hierboven genoemde correspondentieadres of via e‑mail. Gebruik voor identificatie bij voorkeur een afgeschermde kopie van uw identiteitsbewijs (foto, kaartnummer en rijksregisternummer kunnen worden verborgen). Wij behandelen uw verzoek binnen 30 dagen. Wanneer uw verzoek betrekking heeft op anti‑witwasgegevens, verwijzen wij u naar de procedure van de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie hieronder).

9 Klachten en toezicht

Als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, vragen wij u eerst contact op te nemen met ons zodat wij een oplossing kunnen zoeken. Indien u hierna nog steeds klachten heeft, kunt u zich richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA / APD):

• Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

• Telefoon: +32 (0)2 274 48 00

• E‑mail: contact@apd-gba.be

• Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

De GBA is de toezichthoudende autoriteit in België en behandelt klachten over schendingen van gegevensbeschermingsrecht.

10 Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen om te voldoen aan gewijzigde regelgeving, aanbevelingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit of wijzigingen in onze dienstverlening. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u hiervan per e‑mail of via onze website op de hoogte brengen.